Dokumente und Formulare für Erasmus+ an bayerischen Schulen (Berufs- und Schulbildung)
Wichtige Hinweise für staatliche Schulen in Bayern zur Einführung von at:las
- Ab dem Projektjahr 2025 erfolgt die finanzielle Abwicklung Ihrer Projekte volldigital im Serviceportal des LAS at:las. Es gelten die Hinweise des KMS VIII.5-BL0121.7.3/16/7 vom 04.04.2025.
- Bereits begonnene Projekte, also alle Projekte mit einer Projektnummer 2024 oder früher, werden weiterhin mit Hilfe der Excel-Mappe Finanzabwicklung bearbeitet. Es gelten die Hinweise des KMS VII.5-BL0121.7.3/5/12 vom 18.11.2021.
Hier finden Sie die wichtigsten Dokumente und Formulare für bayerische staatliche Schulen zur finanziellen Abwicklung von EU-Fördermitteln bei Projekten im Rahmen von Erasmus+. Wir haben dabei die Dokumente des Kultusministeriums sowie die ergänzenden Hinweise des ISB für Sie zusammengefasst, um Ihnen einen zentralen Überblick zu ermöglichen.
Finanzielle Abwicklung mit at:las ab Projektjahr 2025
Infoblatt Finanzielle Abwicklung atlas
Dieses Dokument gilt ab dem Projektjahr 2025 und führt Sie mit einer detaillierten Schritt-für-Schritt Anleitung durch die finanzielle Abwicklung Ihrer Erasmus+ Projekte mit Hilfe des Serviceportals at:las.
132 KB
KMS Hinweise_Finanzabwicklung_ab25
Diese Anlage 1 zum KMS regelt die Finanzabwicklung eines Erasmus+ Projektes ab dem Projektjahr 2025 mit Hilfe von at:las.
82 KB
Finanzielle Abwicklung bis einschließlich Projektjahr 2024
Infoblatt_Finanzielle_Abwicklung_ISB.pdf
Dieses Dokument führt Sie mit einer detaillierten Schritt-für-Schritt Anleitung durch die finanzielle Abwicklung Ihrer Erasmus+ Projekte nach bayerischem Haushaltsrecht und zeigt Ihnen die richtige Anwendung der Formblätter und Tabellen in der Excel-Arbeitsmappe. Das beschrieben Verfahren gilt für alle bereits begonnenen Projekte und damit Projekte aus den Jahren 2024 und früher.
189 KB
KMS_Hinweise_Finanzabwicklung.pdf
Das KMS regelt die Organisation der Finanzabwicklung eines Erasmus+ Projektes. Die Infoblätter und Erklärvideos des ISB beziehen sich auf diese Vorgaben des Ministeriums und bereiten sie anwendungsbezogen für interessierte Lehrkräfte auf.
180 KB
Excel-Mappe Finanzabwicklung.xlsx
Diese Excel-Mappe ist für die Erstellung der Projektanzeige, die Abschlagszahlungen und die finanzielle Abwicklung eines Erasmus+ Projektes unerlässlich. Sie ersetzt ab Mai 2021 alle vorherigen Versionen der Exceltabellen für die Finanzabwicklung. Bitte für neue Projekte nur diese Tabelle und die darin hinterlegten Formblätter verwenden.
61 KB
FAQ_Finanzabwicklung.pdf
Dieses Informationsblatt fasst häufige Fragen und Antworten zu rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen bei der Durchführung von Erasmus+ Projekten zusammen.
233 KB
Infoblatt Tipps zur Projektdurchführung
Dieses Dokument richtet sich an Einsteiger bei Erasmus+, welche nach erfolgreicher Akkreditierung oder der Beantragung eines Kurzzeitprojekts vor dem ersten Mittelabruf stehen oder bereits mehrere Projektzeiträume im Projekt abdecken. Es fasst die wichtigsten Hinweise zusammen, um die am weitesten verbreiteten Fehlerquellen bei der finanziellen Abwicklung von Erasmus+ zu vermeiden. Es werden dabei wichtige Begriffe wie 'Auslöseprinzip', 'Budgetkategorie' und 'Projektzeitraum' anschaulich anhand von Beispielen und Grafiken erläutert.
2.3MB
Verwendung_Restmittel_Erasmusplus.pdf
Dieses Dokument gibt hilfreiche Auskunft über die häufig gestellte Frage, wie mit Restmitteln nach Abschluss eines Projektes haushaltsrechtlich korrekt verfahren werden soll. Es gibt außerdem Anregungen zur sinnvollen Verwendung im Sinne des Erasmus+ Programms.
88 KB
Aufgaben Projektverantwortliche Person
Dieses Dokument gibt eine ausführliche Übersicht über die wesentlichen Aufgaben und Prozesse in der Planung, Durchführung und Abrechnung eines Erasmus+ Projekts und wird jeder koordinierenden Lehrkraft empfohlen.
201 KB
Aufgaben der Schulleitung in einem Erasmus+ Projekt
In diesem Dokument sind überblicksartig die wichtigsten Aufgaben und Termine im Verlauf eines Erasmus+ Projekts aufgeführt, welche üblicherweise federführend durch die Schulleitung durchgeführt bzw. eingehalten werden sollten.
Dieses Informationsblatt zeigt Ihnen die wichtigsten Schritte bei der Übergabe bzw. Übernahme eines bereits laufenden Erasmus+ Projekts.
Damit vermeiden Sie Probleme bei der Fortführung und denken an die Übergabe aller wichtigen Dokumente und Zugangsdaten.
205 Kb
Infoblatt_Schulen_EU_ID_und_ORS_Registrierung.pdf
Dieses Infoblatt beschreibt die erstmalige Registrierung Ihrer Schule innerhalb der EU-Systeme und insbesondere die Bearbeitungsschritte im europäischen "Organisation Registration System" (ORS).
Außerdem werden die Schritte beschrieben, welche im Falle eines Wechsels der Schulleitung vorzunehmen sind.
495 KB
Formblatt Finanzangaben (Anlage 2 zum KMS Nr. VII.5–BL0121.7.3/5/12 vom 18.11.2021 und zum KMS VIII.5-BL0121.7.3/16/7 vom 04.04.2025)
Dieses Formblatt benötigen Sie zum Zeitpunkt der Beantragung eines Projekts zur Registrierung Ihrer Einrichtung im europäischen "Organisation Registration System" (ORS). Die Vorlage ist bereits fast vollständig ausgefüllt und muss bei der Registrierung im ORS System hochgeladen werden. In Feld (3) ist keine Eintragung notwendig. Die Schulleiterin oder der Schulleiter unterschreiben als Kontoinhaber.
Hinweis für Behörden mit eigenem IHV-Zugang: Diese tragen die Titelnummer und die Kontodaten der eigenen Institution ein.
Zusätzlich ist noch das Formblatt Rechtsträger für öffentliche Einrichtungen notwendig um die Registrierung vorzunehmen.
Bestätigungsschreiben zum Formblatt Finanzangaben (Anlage 3 zum KMS VIII.5-BL0121.7.3/16/7 vom 04.04.2025)
Dieses Bestätigungsschreiben laden Sie zusammen mit dem obigen vorausgefülltem Formblatt bei der Registrierung im ORS System hoch.
Ausfuellhilfe_Formblatt_Unterstützung_mit_EU-Pauschalen
Anhand eines Beispiels zeigen wir Ihnen mit dieser Ausfüllhilfe, wie das Excel-Formblatt "Unterstützung mit EU-Pauschalen" (s. nächster Eintrag) eingesetzt wird und erläutern die Berechnungsgrundlagen. (Hinweis: das Dokument hatte früher den Namen 'Unterstützung nach Einheiten' - dieser wurde aber zum besseren Verständnis geändert.)
210 KB
Formblatt_Unterstützung_mit_EU-Pauschalen.xlsx
Mit diesem Formblatt dokumentieren Sie die Berechnungsgrundlagen für eine etwaige Auszahlung von Pauschalen an Lehrkäfte und erhalten damit gleichzeitig einen Beleg zur Ablage in den Projektakten. (Hinweis: das Dokument hatte früher den Namen 'Unterstützung nach EU-Einheiten', wurde zur besseren Verständlichkeit aber umbenannt.)
24 KB
Für Mobilitäten ins Ausland benötigen Beschäftigte des Freistaats Bayern eine A1-Bescheinigung. Das KMS vom 04.08.21 beschreibt die Grundlagen dafür und beinhaltete eine Anleitung zur Beantragung der A1-Bescheinigung in der alten Plattform. Ab 29.02.24 ist ein neues Portal zu nutzen. Die entsprechende Hinweise des StMUK finden Sie in diesem KMS vom 26.02.24. Eine detaillierte Anleitung folgt.
Aktuell kann zur Verfahrensvereinfachung auf einen Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung verzichtet werden, auch bei Aufenthalten, die über eine Woche hinausgehen.
Sollte allerdings von den prüfenden Stellen des Beschäftigungsstaates eine A1-Bescheinigung verlangt werden, ist diese im Nachhinein zu beantragen und dieser Stelle vorzulegen.
Das Recht, in jedem Fall eine A1-Bescheinigung zu beantragen, bleibt unberührt, zumal hierdurch mögliche Probleme für den Beschäftigten vermieden werden.“
Infoblatt_Aufsichtspflicht.pdf
Dieses Infoblatt präzisiert die Regelungen zur Aufsichtspflicht für den Bereich der beruflichen Bildung.
100 KB
KMS_Hinweise_Betriebspraktikum_Schueleraustausch.pdf
Das KMS gibt Hinweise zur Durchführung von Betriebspraktika im Rahmen von Erasmus+ an allgemeinbildenden Schulen. (Erasmus+ Schulbildung)